ul. Sadowa 6a, 95-100 Zgierz
Naczelnik Wydziału Aleksandra Wasiak
Zastępca Naczelnika Małgorzata Komońska
Kadry: tel. (42) 288 81 33, (42) 288 81 34; e-mail: powiat_kadry@powiat.zgierz.pl;
Sprawy administracyjno-gospodarcze: tel. (42) 288 81 55; tel. (42) 288 81 32; tel. (42) 288 81 51;
Informatycy: tel. (42) 288 81 41; tel. (42) 288 81 42; tel. (42) 288 84 01;
Sekretariat: tel. (42) 288 81 30;
Do podstawowych zadań wydziału należy:
- opracowywanie projektów Regulaminu, Regulaminu pracy i innych regulaminów z zakresu właściwości wydziału oraz kontrola ich realizacji;
- opracowywanie i uzgadnianie projektów aktów prawnych Rady, Zarządu i Starosty z zakresu działania wydziału;
- współdziałanie w przygotowywaniu materiałów niezbędnych do pracy Rady i jej komisji, w porozumieniu z Biurem Rady;
- obsługa posiedzeń Zarządu oraz przekazywanie materiałów do Biura Rady, prowadzenie rejestru uchwał Zarządu Powiatu;
- prowadzenie sekretariatu Starosty i Członków Zarządu oraz Wicestarosty i Sekretarza;
- prowadzenie obsługi kancelarii podawczych Starostwa;
- nadzorowanie i koordynowanie spraw związanych z rozpatrywaniem skarg, wniosków i petycji, w tym prowadzenie rejestru skarg i wniosków rozpatrywanych przez Starostę:
- załatwianych bezpośrednio,
- przekazywanych do załatwienia według właściwości,oraz rejestru petycji;
- koordynowanie i nadzorowanie spraw dotyczących prowadzenia Biuletynu Informacji Publicznej Starostwa, udostępniania informacji publicznej oraz ponownego przetwarzania informacji sektora publicznego;
- prowadzenie rejestru kontroli zewnętrznych przeprowadzanych w Starostwie;
- prowadzenie spraw dotyczących zamawiania usług i kontroli realizacji umów w zakresie usług pocztowych dla potrzeb Starostwa;
- prowadzenie archiwum zakładowego oraz zasobów archiwalnych Starostwa;
- dysponowanie służbowymi samochodami osobowymi i rozliczanie kart drogowych pojazdów;
- w zakresie spraw kadrowych:
- prowadzenie akt i spraw osobowych pracowników Starostwa,
- ogłaszanie naborów na wolne stanowiska urzędnicze, przeprowadzanie służby przygotowawczej oraz egzaminów na stanowiska urzędnicze,
- prowadzenie zbioru upoważnień i pełnomocnictw wydawanych przez Starostę,
- prowadzenie spraw socjalnych pracowników Starostwa,
- współdziałanie z Powiatowym Urzędem Pracy w Zgierzu w zakresie organizowania aktywnych form przeciwdziałania bezrobociu,
- dokonywanie zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych oraz zmian ewidencyjnych w powyższym zakresie i wyrejestrowywanie,
- koordynowanie szkoleń, dokształcania i doskonalenia zawodowego pracowników,
- nadzór na procedurą dokonywania okresowych ocen pracowników na stanowiskach urzędniczych,
- prowadzenie spraw dotyczących oświadczeń majątkowych i informacji składanych Staroście, przygotowywania informacji i analiz kadrowych oraz sprawozdawczości statystycznej w powyższym zakresie;
- w zakresie informatyzacji urzędu i obsługi teleinformatycznej:
- opracowywanie koncepcji i strategii rozwoju systemów teleinformatycznych Starostwa,
- administrowanie i nadzorowanie strony www Starostwa, Biuletynu Informacji Publicznej oraz Bazy Aktów Własnych,
- zarządzanie systemami dziedzinowymi w urzędzie,
- dokonywanie zakupów urządzeń teleinformatycznych wykorzystywanych w Starostwie oraz ich serwisowanie,
- zarządzanie oprogramowaniem antywirusowym,
- kontrola legalności i prowadzenie ewidencji programów informatycznych,
- zarządzanie połączeniami telefonicznymi wychodzącymi i przychodzącym Starostwa, wykonywanymi w oparciu o umowę świadczenia usługi przez firmy zewnętrzne,
- zarządzanie infrastrukturą telefoniczną opartą na telefonii IP oraz telefaksową,
- prowadzenie ewidencji mienia informatycznego i licencji Starostwa,
- prowadzenie szkoleń dla pracowników Starostwa z zakresu obsługi programów komputerowych oraz innych aplikacji biurowych,
- zarządzanie urządzeniami służącymi do komunikacji w sieci LAN,
- zarządzanie urządzeniami zapewniającymi bezpieczeństwo sieciowe w Starostwie,
- zarządzanie sprzętem komputerowym wykorzystywanym w Starostwie,
- zarządzanie urządzeniami peryferyjnymi wykorzystywanymi w Starostwie,
- zarządzanie kontami dostępowymi użytkowników do systemów operacyjnych,
- zarządzanie kontami pocztowymi pracowników Starostwa,
- zarządzanie dostępem do sieci Internet w budynkach Starostwa,
- doradztwo przy zakupie systemów dziedzinowych przez poszczególne komórki,
- nadzorowanie i zarządzanie systemem do obiegu dokumentów PROTON;
- w zakresie spraw obywatelskich:
- przygotowywanie decyzji administracyjnych dotyczących uczniowskich klubów sportowych oraz stowarzyszeń kultury fizycznej nie prowadzących działalności gospodarczej;
- przygotowywanie pozwoleń na sprowadzanie zwłok i szczątków z zagranicy;
- wykonywanie zadań z zakresu sprawowania nadzoru nad działalnością stowarzyszeń innych niż stowarzyszenia samorządu terytorialnego, stowarzyszeń kultury fizycznej, związków sportowych oraz fundacji;
- realizowanie zadań z zakresu działalności pożytku publicznego i współpracy z organizacjami pozarządowymi, a w szczególności:
- prowadzenie konsultacji, udzielanie informacji oraz pomoc w pozyskiwaniu środków finansowych, utrzymywanie bieżących kontaktów z organizacjami,
- prowadzenie wykazu organizacji pozarządowych prowadzących działalność pożytku publicznego na terenie Powiatu Zgierskiego, w tym gromadzenia i rozpowszechniania informacji istotnych dla działalności tych podmiotów,
- przyjmowanie wniosków, inicjatyw i ankiet,
- obsługa administracyjna w zakresie otwartych konkursów ofert na realizację zadań publicznych w zakresie priorytetów określonych w rocznym programie współpracy z organizacjami pozarządowymi,
- prowadzenie nadzoru i kontroli merytorycznej w zakresie realizacji zleconych zadań publicznych w zakresie priorytetów określonych w rocznym programie współpracy,
- obsługa administracyjna w zakresie otwartych konkursów ofert w zakresie nieodpłatnej pomocy prawnej, nieodpłatnego poradnictwa obywatelskiego i edukacji prawnej,
- obsługa administracyjna złożonych przez organizacje pozarządowe ofert z własnej inicjatywy z pominięciem procedury konkursowej na realizację zadań publicznych,
- przygotowanie projektu rocznego i wieloletniego programu współpracy Powiatu Zgierskiego z organizacjami pozarządowymi oraz innymi podmiotami prowadzącymi działalność pożytku publicznego,
- sporządzanie sprawozdań z rocznego i wieloletniego programu współpracy z organizacjami pozarządowymi;
- prowadzenie spraw związanych z ustaleniem rozkładu godzin pracy aptek ogólnodostępnych na terenie Powiatu;
- wykonywanie zadań z zakresu ochrony i promocji zdrowia oraz współpraca w powyższym zakresie z instytucjami i podmiotami działalności leczniczej;
- współpraca w zakresie udzielania pomocy repatriantom;
- prowadzenie postępowania administracyjnego związanego z ewidencją i przechowywaniem rzeczy znalezionych;
- obsługa posiedzeń Powiatowej Rady Seniorów oraz prowadzenie spraw związanych z jej funkcjonowaniem.
- w zakresie spraw administracyjno-gospodarczych:
- administrowanie nieruchomościami Powiatu zarządzanymi przez Starostwo, w tym:
- zapewnienie ciągłości dostaw energii elektrycznej, gazu, wody i odbioru nieczystości oraz prowadzenie spraw związanych z naliczaniem opłat za dzierżawę, najem i media oraz współpraca w powyższym zakresie z Wydziałem Finansowym,
- prowadzenie spraw w zakresie monitorowania budynków oraz zabezpieczenie mienia Starostwa,
- zlecenie kontroli technicznych oraz okresowych przeglądów budynków i urządzeń stanowiących ich wyposażenie,
- obsługa techniczno-gospodarcza nieruchomości Powiatu Zgierskiego zarządzanych przez Starostwo,
- zapewnienie bezpieczeństwa przeciwpożarowego obiektów Starostwa,
- nadzór nad utrzymaniem porządku i czystości w siedzibach Starostwa,
- prowadzenie i koordynowanie spraw w zakresie ubezpieczenia mienia Powiatu oraz dróg powiatowych oraz współpraca w powyższym zakresie z brokerem i ubezpieczycielami,
- prowadzenie spraw związanych z gospodarowaniem składnikami rzeczowymi majątku ruchomego Starostwa, w tym:
- przyjmowanie, przekazywanie, sprzedaż i likwidacja mienia,
- prowadzenie ewidencji środków trwałych i wyposażenia Starostwa,
- przygotowywanie i przeprowadzanie czynności inwentaryzacyjnych w Starostwie,
- dokonywanie zaopatrzenia i zlecanie usług, a w szczególności napraw urządzeń biurowych i konserwacji wyposażenia dla potrzeb gospodarczych Starostwa,
- gospodarowanie pomieszczeniami biurowymi i gospodarczymi oraz boksami garażowymi znajdującymi się na terenie posesji Starostwa,
- przygotowywanie sal konferencyjnych i ich wyposażenia zgodnie z bieżącym zapotrzebowaniem (sesje, spotkania, szkolenia, uroczystości świąteczne itp.),
- realizacja spraw związanych z zamawianiem pieczątek, pieczęci urzędowych i ich likwidacja,
- prowadzenie spraw związanych z zaopatrzeniem magazynu artykułów biurowych i materiałów eksploatacyjnych,
- prenumerowanie prasy, czasopism i innych wydawnictw informacyjnych zgłoszonych przez kierowników komórek,
- zapewnienie informacji wizualnej dla klientów (tablice informacyjne, tabliczki na drzwiach, identyfikatory itp.),
- prowadzenie i koordynowanie spraw związanych z zakupem i dostawą służbowych telefonów komórkowych, tabletów i usług mobilnego dostępu do Internetu;
- realizacja bieżących remontów w budynkach Starostwa.
- w zakresie nieodpłatnej pomocy prawnej, nieodpłatnego poradnictwa obywatelskiego oraz edukacji prawnej:
- nadzorowanie realizacji zadania zleconego z zakresu administracji rządowej w zakresie udzielania nieodpłatnej pomocy prawnej, nieodpłatnego poradnictwa obywatelskiego oraz edukacji prawnej na terenie Powiatu, a w szczególności:
- przygotowywanie projektów porozumień z gminami z terenu powiatu zgierskiego określających m.in. gminne lub powiatowe lokale, w których będą usytuowane punkty nieodpłatnej pomocy prawnej/nieodpłatnego poradnictwa obywatelskiego, harmonogram wskazujący dni i godziny udzielania nieodpłatnych porad prawnych/nieodpłatnych porad obywatelskich, zasady współpracy w zakresie zapewnienia warunków lokalowych adwokatom, radcom prawnym, doradcom obywatelskim,
- przygotowywanie projektów porozumień w sprawie udzielania nieodpłatnej pomocy prawnej na obszarze powiatu z okręgową radą adwokacką i radą okręgowej izby radców prawnych właściwymi dla siedziby władz Powiatu, określających m.in.: liczbę adwokatów i radców prawnych, którzy będą udzielać nieodpłatnej pomocy prawnej na obszarze powiatu, zobowiązanie okręgowej rady adwokackiej lub rady okręgowej izby radców prawnych do imiennego wskazania odpowiednio adwokatów lub radców prawnych oraz ich zastępców, zasady wynagradzania adwokatów i radców prawnych,
- zawiadamianie Wojewody o każdym zawartym porozumieniu i podpisanej umowie, wyborze w otwartym konkursie ofert organizacji pozarządowej, podziale punktów na nieodpłatne porady prawne i nieodpłatne poradnictwo obywatelskie, wskazaniu adwokatów, radców prawnych, doradców obywatelskich wyznaczonych do udzielania nieodpłatnej pomocy prawnej, świadczenia nieodpłatnego poradnictwa obywatelskiego,
- udział w komisji konkursowej na powierzenie prowadzenia nieodpłatnej pomocy prawnej oraz punktów nieodpłatnego poradnictwa obywatelskiego przez organizacje pozarządowe i współpraca w powyższym zakresie,
- coroczne przygotowywanie umów dla organizacji pozarządowych wyłonionych w otwartym konkursie ofert do prowadzenia punktów nieodpłatnej pomocy prawnej, punktów nieodpłatnego poradnictwa obywatelskiego na terenie Powiatu,
- coroczne przygotowywanie umów dla adwokatów i radców prawnych wskazanych do współpracy przez izby,
- rozpatrywanie wniosków złożonych do Starosty przez wójtów, burmistrzów, prezydentów miast dotyczących potrzeb wspólnoty samorządowej w zakresie nieodpłatnej pomocy prawnej i nieodpłatnego poradnictwa na kolejny rok kalendarzowy,
- prowadzenie statystyk związanych z udokumentowaniem udzielania nieodpłatnej pomocy prawnej, nieodpłatnego poradnictwa obywatelskiego przez adwokatów, radców prawnych, organizacje pozarządowe, doradców obywatelskich,
- przekazywanie Wojewodzie kwartalnych sprawozdań o wykonaniu zadania polegającego na udzielaniu nieodpłatnej pomocy prawnej, nieodpłatnego poradnictwa obywatelskiego na obszarze powiatu,
- przekazywanie Ministrowi Sprawiedliwości oraz Wojewodzie, zbiorczej informacji wykonaniu zadania polegającego na udzielaniu nieodpłatnej pomocy prawnej, nieodpłatnego poradnictwa obywatelskiego,
- co najmniej raz w miesiącu odbieranie z wszystkich punktów na terenie powiatu opinii - części B karty pomocy zgromadzonych w urnie, które stanowią podstawę przeprowadzenia analizy,
- przeprowadzanie analizy opinii osób uprawnionych o udzielonej pomocy, mając na względzie wprowadzenie usprawnień oraz podniesienie jakości nieodpłatnej pomocy prawnej, nieodpłatnego poradnictwa obywatelskiego,
- co najmniej raz w miesiącu przekazywanie dziekanom właściwej okręgowej rady adwokackiej lub rady okręgowej izby radców prawnych opinii osób uprawnionych do udzielonej nieodpłatnej pomocy prawnej,
- co najmniej raz w miesiącu przekazywanie właściwej organizacji pozarządowej opinii osób uprawnionych o udzielonej nieodpłatnej pomocy prawnej lub świadczonym nieodpłatnym poradnictwie obywatelskim,
- udostępnianie tych opinii na wniosek Wojewody i Ministra Sprawiedliwości,
- opisywanie faktur, not księgowych, rachunków składanych co miesiąc przez adwokatów, radców prawnych, organizacje pozarządowe za wykonane zadanie,
- umawianie terminów wizyt na nieodpłatne porady prawne lub obywatelskie dla osób uprawnionych z całego powiatu,
- koordynowanie pracy adwokatów, radców prawnych, doradców obywatelskich i organizacji pozarządowych udzielającym nieodpłatnych porad prawnych i nieodpłatnych porad obywatelskich na terenie powiatu,
- udzielanie codziennych informacji adwokatom, radcom prawnym, doradcom obywatelskim o klientach umówionych na dyżur,
- sporządzanie i aktualizacja listy jednostek nieodpłatnego poradnictwa dostępnego dla mieszkańców powiatu,
- rozpowszechnienie wiedzy o działalności systemu nieodpłatnej pomocy prawnej i nieodpłatnego poradnictwa obywatelskiego wśród mieszkańców powiatu,
- wykonywanie innych zadań wynikających z obowiązujących przepisów.